M公司ERP優化首部曲：生管庫存月結檢核輔導記錄-1

2009年3月X日

參與人員：R顧問、記錄Andy。M公司成會、MIS，後續加入二位生管

***今日輔導總結建議***：

1.      請能事前安排各權責單位準時參加，並請權責單位主管能參與

2.      同一個作業流程、同一個問題各部門的描述都不一致；餘料、在製、廢料、不良品、次級品的定義及說明及使用方法各部門也都不同

3.      對於ERP優化目前參與的成員共識度很低，建議要執行ERP策略流程會議，清楚構建企業目前e化流程及未來e化流程，達成上下一致的共識，才不會有多頭馬車不易整合的問題，ERP首重流程連貫整合，若各部門無共識，ERP是無法真正成功的

4.      要用ERP結出正確的成本，以下紅字的項目，必須安排顧問來輔導

5.      下一次可以安排M公司同仁做以下的輔導過程記錄

 

會議過程Andy記錄如下：

1.      成會：下採購單就決定了匯率，二個月後才驗收，希望能按驗收的匯率，但不希望用加扣款執行？

甲、            APM168可以徑行匯率調整，不用做加扣款，執行的時點建議在立帳前。

乙、            成會：是不是讓採購來做？

丙、            顧問：建議可以請採購來一起討論，若要改善，可以安排顧問輔導

丁、            MIS：會先與採購主管溝通

2.      顧問：此次要讓財務、生管、公司高層對ERP結出的帳有一致的共識，才能有一致的監控項目及改善目標，今年的目標之一就是要用ERP結出大家有共識的成本。

3.      顧問：在製成本的金額是多少？

甲、            成會：要查，沒有背起來

乙、            顧問：會問這個問題主要是讓成會知道在製金額若較上個月增加50%的原因為何？財務是需要對這個數字去做解釋及說明的，在製金額增加有可能是因為營業額增加，也有可能是退貨所引起，所以在結生管時就要注意並說明在製數字的起伏。

4.      顧問：在生管月結時，要檢核該領的料是不是按這個月的時了，都領了，該退的料是不是都退了？由何處檢核？若此處模糊，就會影響成本的起伏。

5.      成會：如何確定領退料？

甲、            顧問：若都有按時序裝製令，按時序完工回報ERP就會確認領料是否按時序完成，但退料就要看作業人員是不是能按時序回報了，除非時時去盤點現場，但這是不可能的。目前M公司對領退料的檢核要求為何？

6.      顧問：生管月結是生管做出的報告，建議由財務覆核，若有疑議就要檢查並調整之，這樣後續再結成本才會是大家都有共識的成本。

甲、            成會：結帳時間很趕，就算看到問題，有時間調整嗎？

乙、            顧問：生產管理是一直在流動的，生管月結應該在月底最後一天最慢下個月的第一天就要結完，否則要追查問題是很容易的。

丙、            成會：hub倉量要5號才能出來，才能結

丁、            MIS：目前生管和庫存都是同一天月結

戊、            顧問：生管1號先結，先檢核及調整，5號再結庫存，可以安排顧問輔導之

己、            MIS&成會：原來是這樣……

7.      顧問：說明到現在，成會對未來需要去檢核生管在製及進出庫數目有什麼看法

甲、            成會：OK.可以做

乙、            顧問：M公司是上市櫃公司，出數據都要高度即時正確，建議財務要積極，主動去檢核生管及庫存月結。

丙、            成會：但，目前無從管起，有困難

8.      顧問：重點管理，管理例外狀況：目前有跨了數月未結製令（萬年製令）嗎？

甲、            成會：每個月清，但一直都有？

乙、            顧問：這個狀況就是我們下午的檢核重點，查明為何有萬年製令就是成會檢核的重點。

9.      顧問：財務可以去看生管製造的ERP資料嗎？

甲、            成會：不能隨意去看

乙、            顧問：財務應該要可以查察

 

加入人員：生管(出貨)

10. 顧問：請問生管如何控管在製量？

甲、            生管：我是負責出貨的，在製要問小蘭，小蘭請假沒來

11. 顧問：在製量目前現場如何管理？

甲、            生管：有簽名用電子秤點交

乙、            顧問：在製量若有差異如何因應？

丙、            MIS：從ERP中在製領用

丁、            成會：這是自然損耗

戊、            顧問：請財務注意，這是盤虧，要注意其比例是否異常

12. 顧問：不良是各製程報，還是製令完一次報，還是一天報？

甲、            生管：每一站各自回報之

13. 顧問：不良過多時是重開製令還是補領料？

甲、            生管：重開製令

乙、            顧問：不良過多會影響成本，這是另一個成本控管的重點

14. 顧問：生產餘料如何處理？

甲、            生管：餘料不退料，此為私房料，可自行利用之

乙、            顧問：通常大家會用這樣的機制從私房料應用之，以減少不良，這樣的情形會讓不準的BOM表持續存在，也讓成本失真，財務認為這樣合理嗎？錯誤的成本會造成接單策略失準，會造成可能的庫存成本增加。

丙、            成會：能退料會更好

丁、            生管：一定會用在同一品號

戊、            顧問：有數萬種品號，要如何管理私房料？

己、            生管：可能會一月清一次

庚、            顧問：若然，歸到哪一個製令？

辛、            成會：一個月做一次退庫，做部門費用，

壬、            顧問：金額比率為何？

癸、            成會：量不大，這樣做可以的

15. 顧問：生管還有其它問題嗎？

甲、            生管：沒有，但小蘭請假，其它問題要問他

 

進ERP系統看資料

16. 顧問：查SFC550，但它不是最新版，沒有過濾在製大於0或小於0的製令，下午更新程式之

17. 成會：如何看領料是否領足？

甲、            顧問：MAN410可按BOM建議全部的領料量，但實際的領料使用者會去變更之(請生管說明原因)，若此，這一批的成本就會下降，這個狀況就是挪用其它批量或是BOM表錯誤的呈現，未依BOM表領用，若要改善，可以安排顧問輔導。

18. 成會：要一個表就查出哪個製令有少領料、沒退料，不想一支程式一支程式查。

甲、            顧問：首先，要使用者按時序正確輸入就可以查，通常財務從結果看出問題，是必須要一個流程一個流程去查哪一個環節出問題。當然，也可以做總合的報表，這可以規劃設計製作之，不過按之前的經驗，這樣的表做出來也幫助不大，因為流程是多變的，而且單據的資料都是一對多，也會多併一，再分流出去

乙、            成會：需要的總合報表不只這一種

丙、            顧問：可以提出、記錄，視輕重緩急開始製作之

19. 顧問：缺料可不可以先查察並預做準備(可以從MAN430查出)

甲、            生管：不可能（但5種產品線都不可能查缺料嗎）

20. 顧問：如何查製令未結案？

甲、            生管：用MAN360查，很不好查

乙、            顧問：MAN360輸入：製領狀態不等於“I”“J”“X”即可快速清查

丙、            顧問：經察，M公司ERP中沒有萬年製領問題

 

排程擔當C小姐加入

21. 顧問：MAN410實際申料量為少之原因為何？

甲、            C小姐：試產量不準

乙、            顧問：MAN310開完製令要查察MAN370/MAN380，有誤即通報修正BOM表，不要在MAN410改實際申料量

22. 顧問：SFC240多久查一次

甲、            C小姐：一月一次，因為料會卡在製程上卡很久

乙、            顧問：建議可以每天查察，執行速度會再調整變快

23. 顧問：有走托工流程嗎？

甲、            C小姐：不多，且都走採購流程

乙、            顧問：以成本準確為考量，有托工建議走托工流程

24. C小姐：報表轉excel很慢

甲、            顧問：轉csv很快

25. 顧問：有重工行為嗎？

甲、            C小姐：逾期品倉的東西才會開重工製令，一般製程中不重工的

26. 顧問：品級如何區分？

甲、            C小姐：半成品換品號

乙、            顧問：目前ERP設定管儲位、批號，加上換品號

27. 顧問：成本如何設定？ERP目前設定以完工數量，沒考量工時、機時

甲、            MIS：目前最後再人工用%去算出來成本

乙、            顧問：重工成本很高，用人工算不容易的，要用ERP計算，要重新設定ERP成本參數要安排顧問輔導執行

28. C小姐：每一個製程有n個品號，其工時機時都不一樣，如何在ERP設定？

甲、            顧問：品號製程工時機時可以在BOR120分區間歸屬之，可分3~8個區間，看BOR210的表就很清楚，若要改善，可以安排顧問輔導，可以用excel快速導入之